2024年1月1日（令和6年）から電子帳簿保存法の電子保存データの保存が義務化されます。2023年12月31日までは猶予期間がありました。圧倒的に資金と人的リソース不足の零細としては、対応するための手間とコストが気になるところです。
電子帳簿保存法の宥恕期間終了が2か月後に迫る中、対応率はいまだ6割を下回る（2023年10月19日）
Sansan、「電子帳簿保存法に関する実態調査」を実施
〜宥恕期間終了まで2か月、対応率は6割以下。対応企業の半数以上がメリットを実感〜
電子帳簿保存法とは
国税関係の帳簿の電子保存を取り決めた法律。要は国税関連の帳簿や関係書類を紙保存から電子データ保存を認める法律。頻繁に改正されてます。
2024年1月から義務化の対象範囲
- 電子帳簿等保存は、任意のため対象外。
- スキャナ保存は、任意のため対象外。
- 電子取引データは、対象。←今回はこれ！
2024年1月から義務化の対象者
- 全ての法人と個人事業主・・・要は全てです
メリット
- 省スペース・・・紙で保管していた場合のある程度の広さの保管場所が不要となる。つまり地代負担が減る。電子保存の場合は、電子機器に代わるが紙よりは場所を食わない。
- 紛失リスク・・・火災、水害、経年劣化による色褪せ、破れ、盗難、盗み見など
- 税務調査の効率アップ（笑）
デメリット
- コスト増・・・電子機器の導入コスト負担、クラウドの場合は毎月費用の支払い負担が別途発生する
- 無駄な手間発生・・・業務や運用を変更する無駄な手間が発生する
- 紛失リスク・・・紙がなくなるので、誤って削除した場合は戻すことは技術的に不可能。ハッキングによる漏洩リスク
- 罰則・・・よくわからない。調査中
電子取引の棚卸し
自社の取引において、どのような電子取引があるか？どのようなデータなのかを把握する必要があります。ちなみに、うちの場合は以下のとおりになりました。
- 取引先とメール・チャットなどでやり取りするもの：契約書、請求書、領収書、見積書、発注書、受注書、納品書
- 利用しているクラウドサービス（ウェブサイトからダウンロード）：請求書、領収書、見積書
- 利用している業務サービス（ウェブサイトからダウンロード）：請求書、領収書、見積書
- 決済用のクレジットカード（ウェブサイトからダウンロード）：請求書、領収書、見積書
- その他レアケース：電子FAXあるかも
検索要件の対応は必須
電子データ（ファイル）を日付、金額、取引先で検索できる必要があります。零細向けに国税庁では2種類の低コストな方法が提案されています。
① Excelで索引簿を作成する方法。→国税庁HPより：（索引簿の作成例）（Excel/11KB）
② ファイル名を指定の命名規則やフォルダで統一。例：20231025_シークラフト_110000.pdf
うちは、①は手間が多いので却下。②で行う予定です。
改ざん防止の対応は必須
零細はタイムスタンプと改訂履歴が残るシステム導入は、高コストで敷居が高いので無理です。零細向けに国税庁では「改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る」といったシステム費⽤等をかけずに人的作業で導入する方法が提案されています。
① 改ざん防止のための事務処理規定→国税庁HPより：電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）（Word/16KB）
電子データの保存先
電子データですので、自社設置のパソコンのハードディスク機器やUSBメモリに保管する会社が多いかと思います。ですが怖いのはハードウェア故障や人的ミス削除ですよね。クラウドストレージサービス（DropboxやGoogleドライブ）でハードウェア故障を担保しつつ、定期的に別ドライブに世代バックアップで人的ミスのカバーですかね。お使いのクラウドストレージサービスのプランによっては、削除したファイルを復元できるものあります。
ちなみにうちは、運用をまだ決めていません。どうしようか思案中です。Amazon S3に放り込んでもいいかも・・・（笑）
対応スケジュール
- 2023年12月末まで：2024年1月からの運用に備えて、運用方法の検討と事務処理規定の作成、練習導入をする
- 2024年1月1日以降：電子取引データの保存義務化される
以上となります。なるべく低コスト・運用負担の低減などを念頭に入れつつ、今のうちに検討しておきましょう。。
所感
2023年10月からのインボイス制度で現場業務が混乱していますが、間髪入れずに電子帳簿保存法対応で混乱に拍車がかかります。はっきりいって大反対で延期か廃止していただきたいですね。
参考
どうすればいいの？「電子帳簿保存法」（ 経済産業省 中小企業庁）
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